公务通话一般要在办公时间内进行，不要在下班之后打，更不能在深夜、凌晨及午休、用餐、公休假时间打，除非有特别紧急的事情。如果是拨打国际长途电话，要注意时差，不要扰人清梦。要掌握通话的时间，一般不宜过长，以不超过5分钟为好。如果要通话较长时间，最好用面谈的方式。如果只能通话，必须征询对方是否方便，否则就要另约时间联系。
2.表述得体
通话表述要符合礼仪规范，不能高调门，语惊四座;口气谦恭有礼，热情、温和、亲切、自然。语速适中，过快容易让人听不清楚，产生匆忙应付的感觉;慢条斯理，拿腔拿调，也容易引起人的反感。
3.举止得当
打电话时要轻拿轻放，不要急不可耐，一遇到无法接通的情况就表现得很不耐烦，甚至甩话机。电话接通后，要等铃声响过六遍后，确认对方无人接听才挂断话机。通话时不要抱着电话四处走动,仰坐、斜靠、歪躺或趴在桌上通话都是不适宜的。通话时也不要吃东西、抽烟、喝水、翻报纸杂志,甚至与旁边的人闲聊。
4.注意环境
打电话要注意周围环境。尽量不要在嘈杂的大街上和一些公共场所通话。在办公室打电话，要避免谈话声、姚笑声、咳嗽声。如果有急事，可以先“整顿”一下 通话环境，待安静下来再披打电话。
(二)怎样接电话
1.及时接听
电话铃声一响，要及时接听，不要慢腾腾 地任由铃声响个不停。一般在听到完整的铃声响后接起电话。如有两部电话同时响起，要先接起一个，询问对方是否介意接听另一个电话，征得同意后才能接听另一个电话，不要同时接听两个电话。
2.文明应答
接听电话要做到有问必答，依问作答。铃声响起，要拿起话简问候对方，并自报家门:“你好!这里是xxx(单位)”或“你好!我是xx x"，或者询问对方:“你好!请问找哪位?”如果要找的人不在，最好告诉对方不在的原因，或告诉对方联系方法。一般不宜用“你是谁”、“你找谁”“有什么事”之类的话发问。与对方通话，要尽量每问必答，但不要答非所问，东拉西扯，大聊其天。与对方交谈内容结束要及时道别，说声“再见”。
3.做好记录
公务电话通常需要做记录。平时要做好通话记录准备，电话记录簿或记录用纸、笔要准备好，不要通话时放下听简，再找纸笔。遇到听不清楚时，可以请求对方重复一遍，特别是一些重要内容和涉及时间、地点、数量等的内容，最好加以核实，避免记错。
4.一些特殊电话的接听
对打错电话的，不要大声斥责对方，要接受对方的道献，说声“没关系”后挂机。对一些难缠的电话，要学会说“不”，设法摆脱对方的纠缠，委婉而坚决地拒绝对方的请求。对一些诸如“你猜猜我是谁”、“想知道我在干什么吗"之类的“述语”电话，可以用“别让我猜谜了”“我正忙着”“我还有一此急事要做呢"之类 的话加以应对。
