在职场活动中,接待规格的高低主要表现在安排活动的多少、场面规模的大小、招待的档次、迎送陪同人员职务的高低等方面。确定接待规格应根据来访客人的身份,到来的目的、性质、时间长短以及本单位的情况等综合因素考虑。
(三)做好日程安排
日程安排的项目，具体应包括迎送、宴请、会见、会谈、晚会、参观、下榻宾馆等。
日程力求详细具体、一目了然,确定后,应译成来访客人使用的文字，打印好，以供双方使用。在做日程安排时,职场人士还应考虑到来访客人的感望、风俗习惯、宗教信仰等。
(四)准备好相关材料
当客人到来之前,应先将各种相关资料配备妥当，不可等客人已经来了才慌慌张张地找寻，这样会给人一种不专业的感觉，并使人认为你缺乏对客人的尊重。通常,需要准备的相关材料包括公司的宣传简介、餐厅的菜单、商店销售的商品及使用说明等。为帮助客人尽快熟悉当地环境，可准备一些有关资料提供给客人在网，如城市简介、交通图、游览阳等。此外，还必须备有充足的介绍本公司机构、历史宗旨、服务项目等信息的宣传品，以便随时赠送给客人。
(五)办公室环境艺术
办公室是具有接待职能的职场组织机构,它是连接职场组织与公众关系的枢纽，也是体现职场组织管理水平和精神面貌的窗口。接待工作一般在办公环境中进行。办公室接待，是蚬造职场组织形象,搞好职场公共关系的重要一环。对于有条件的公司来说，可在办公室旁附设接待室。接待室分中式、西式两种:中式一般洁净、朴实、方便,具有传统文化风格;西式接待室一般要求光线和色彩柔和、深沉，高雅、格调豪华,室内应配备必要的通信和音响设备、宜传资料、接待用品。无论中式还是西式,接待室都要注意空气清新,保持适宜的室温和湿度。
(六)相关设备的准备
接待来访者的地方应备一部电话，以便接待中在谈及有关向题需要询向其他部门时，可立即打电话。一台复印机也是必不可少的,以便当来访者索求有关资料时或接待人员主动提供有关资料时能及时应付。接待办公室除了安放一般办公家具、文具用品之外,还应有存放各种档案资料的柜子，,用以存放记载员工生日、籍贯、工资、家庭情况的档案,公司股东、客户来信和其他档案等。除此以外,还应挂一面镜子;提醒工作人员随时整理自己的头发、衣饰，以保持整洁优雅的仪表和风度。
